10 prácticos consejos sobre uso de correo electrónico

A inicios de los años 90's Microsoft diseñó todo un curso de uso efectivo de correo electrónico que publicó en su sitio Microsoft Technet en ese entonces y del cual muchas empresas hicieron en su momento incluso formaciones internas.
El documento no se encuentra más disponible pero rescato de entre sus más de 50 páginas, 10 puntos que me parecen de lo más práctico en nuestro día a día.


1. Úsalo para escribir. NO uses tu mail como medio de almacenamiento.
Aunque permite compartir archivos, el mail electrónico fue diseñado principalmente para compartir información escrita.
Ten copia en el disco duro y DVD de todos los adjuntos y mensajes importantes. Así, si tu correo se daña no tendrás pérdida de documentos ni información importantes.

2. ARCHIVA. Crea subcarpetas. NO tengas todo en el inbox. Saca provecho de los Filtros/Reglas.
Tener todo en el Inbox es uno de los peores errores de uso de correo electrónico. El Inbox no debe tener más de 5 (máximo 10) mensajes al concluir la semana.
Al igual que en la vida real, los documentos deben ser clasificados y archivados según importancia, contenido y frecuencia.

Crear carpetas por año o mes es una gran ventaja.
Crea como máximo 6 u 8  carpetas principales y de ahí crea subcarpetas tantas como requieras.
Todos los clientes de correo electrónico actuales cuentan con filtros o reglas. Puedes crear reglas para archivar automáticamente mensajes en ciertas carpetas por remitente, título, etc.

Está comprobado que posponer el archivado de documentos complica al corto, mediano y largo plazo la adecuada gestión y flujo de información en las compañías.
Archivar no es "perder el tiempo" sino todo lo contrario.

3. Lee a brevedad todos los correos que recibas y archiva. Enfocate. Prioriza.
Esto no significa que tengas que responderlos o dar seguimiento inmediato pero tomas ventaja del conocimiento de la información de ellos.
Esto te permite tener de primera mano toda la información relevante que se va generando y de esa manera no quedar fuera de la jugada o del fujo de información.
En un papel, libreta o agenda ve añadiendo aquellos temas que puedas considerar como pendientes por resolver en base a lo que acabas de leer.

Desde luego, aplica tu criterio de sentido común.
Mensajes acerca de cumpleaños, eventos no laborales o mensajes personales e informales pueden claramente ser pospuestos para lectura en momentos mas despejados o archivados en una carpeta llamada "Otros".

Sobre todo, mantén el foco de los correos que necesitas atender para cumplir determinados objetivos.  Si estás leyendo mails sobre la conclusión del proyecto 1 y de pronto llega un mail del proyecto 2 y otros del proyecto 5, no desvíes tu atención y concluye primero todos los del proyecto 1. Dice el dicho "el que mucho abarca poco alcanza".
Distingue de importante y urgente. Es imposible que todos los mensajes que recibas puedan ser categorizados como urgentes.

4. SIEMPRE al final del día vacía la Papelera de mensajes.
Se estima que cada día se borran entre 5 a 15 mensajes de cada 30 mensajes recibidos.
Esto significa que la segunda carpeta con más contenidos luego del Inbox es la Papelera.
Que no los veas no significa que no estén ahí. Esos mensajes están consumiendo espacio en tu correo.
Confirma que no los necesitas más y bórralos ya.

5. No hacer RE: del FWD: ni FWD: del RE: ni permitir que se pierda la idea principal del título del mensaje
RE: Significa respuesta a un mensaje previo.
FWD: Significa reenvío de un mensaje previo.

RE: Se usa como respuesta inmediata de un mensaje o contenido.
FWD: Se usa como una forma de compartir información adicional provista principalmente por un tercero.

A la tercera o cuarta respuesta de un mensaje original cuida que el título del mensaje original siga siendo entendible para todos.

Correcto:

"Asunto: RE: RE: Sobre el tema de las Formas Fiscales"

Incorrecto:

"Asunto: RE: re: RE: FWD: Formas"

Siempre que se hace reenvío de un mensaje debe incluirse en el cuerpo del mensaje al menos una línea que explique al emisor el qué, como , quien, cuando, dónde de la información que está siendo compartida. De esta manera

Correcto:

"Asunto: FWD Información del contrato sobre proceso 2014 -01/10/2013"

Cuerpo del mensaje: "A continuación encontrarás copia del contrato que el Abogado me envió en seguimiento al tema del proceso 2014. Requiere revisión de tu parte."

Incorrecto

"Asunto: FWD Contrato"

Cuerpo del mensaje: "<Ninguno>" o "Ahí te va el archivo"


6. Añade fecha a tus mensajes de correo.
No solo permite una mejor gestión de archivado completamente visual sino que permite dar seguimiento efectivo a correos que no son respondidos el mismo día.

Correcto:

"Asunto: Seguimiento 30/10/2013 Sobre el tema de las Formas Fiscales -01/10/2013"

Incorrecto:

"Asunto: ¿Qué pasó con las formas?"

7. Haz el título de tu correo claro e interesante y no lo uses como el cuerpo del mensaje.
Hacer puros RE: y FWD: de mensajes no solo complica el historial de un solicitud sino que complica la lectura de mensajes relacionados.
Usa un título sencillo y claro que llame la atención sobre el punto principal.

Correcto:

"Asunto: Información sobre la junta de consejo -01/10/2013"

Incorrecto:

"Asunto: Sobre la junta de consejo aquí les mando la información y les pido sus reportes antes de las 03:00 p.m por favor. Gracias"

8. Sigue el concepto "Twitter" en la medida de lo posible en el cuerpo de mensaje. Añade vínculos.
El sistema de mensajería Twitter permite un máximo de 140 caracteres en cada mensaje.

Los usuarios de Twitter saben que en esos breves caracteres deben de incluir el quien, qué, cómo, cuándo, dónde de la información que comparten.

Desde luego, información técnica o procedimientos detallados no siempre pueden resumirse pero pueden usarse entonces recursos como viñetas, títulos en negritas, numeraciones o secciones.
Esto hace que el mensaje a la vista sea incluso seccionado entre lo que parezca más importante de saber al destinatario sin perder por ello la esencia del mensaje.

Si la información es muy extensa entonces puede ser compilada en un archivo DOC o PDF que se adjunte al mensaje para posterior lectura.
También puedes añadir el vínculo web de la fuente o referencia para ser leído posteriormente.

9. Vuelve a leer el mensaje ANTES de responder. Siempre brinda un eco a cada mensaje recibido.
Las palabras escritas no siempre transmiten las emociones o pensamientos que deseamos.
Una solicitud o aviso puede ser interpretado como un reclamo o demanda de manera equivocada.
Una petición como exigencia o un asunto importante considerado como trivial debido a una interpretación de lectura demasiado apresurada o sin análisis de contexto.
Al igual que en las conversaciones orales, tenemos que estar seguros que hemos entendido el mensaje recibido.

Siempre es mejor vencer la pena y decir "no entendí" y preguntar de nuevo que crear una cadena de errores posteriores.

No te permitas dejar mensajes sin respuesta.
Tal vez no puedas atender de inmediato una solicitud hecha por correo pero siempre puedes hacerle saber a la persona que envió el mensaje que recibiste su mensaje (recuerda que a veces la tecnología falla) y que estás atento de su petición.
Recuerda priorizar tus respuestas en base al asunto o tema. Algunos mensajes en efecto, requieren respuesta inmediata por el impacto real a las operaciones de la empresa.

No obstante en la mayoría de los correos (más del 80% no son realmente urgentes) no debe dejarse pasar más de 2 días sin dar algún eco a la persona que te envió el mensaje. Eso permite tomar decisiones y programar tiempo en ambos lados. Es molesto, incómodo e improductivo estar detrás de una persona que no brinda eco de su parte en la cadena de producción.

Ejemplos:

"Asunto: RE: Solicitud de formatos -01/10/2013
Cuerpo del mensaje: Recibí tu mensaje. Estimo tener la respuesta el próximo viernes"

"Asunto: RE: IMPORTANTE! Accidente de trabajo -01/10/2013
Cuerpo del mensaje: Descuida que ya tengo conocimiento del caso. En breve estaré con Recursos Humanos. Lupita está también dando seguimiento"

"Asunto: RE: Pagos del proveedor -01/10/2013
Cuerpo del mensaje: Ya tengo la información. Este pago no urge en realidad. Contamos con opción de 15 días a completar el pago. La próxima semana lo procesaré"

10. NO sustituyas NUNCA el contacto humano a cambio de un correo electrónico.
Las palabras escritas no siempre transmiten las emociones o pensamientos que deseamos.
Muchas veces, cientos de correos electrónicos bien podrían ser sustituidos con una sola reunión personal o una llamada telefónica.
Sobre todo cuando el mensaje es para más de 3 personas vale la pena considerar si será mejor crear el espacio para 1 o 2 sesiones de reuniones personales y confirmar detalles o compartir información relacionada usando el correo ya como un complemento y no como el eje de contacto.

"SI NUNCA TENEMOS TIEMPO PARA PROVOCAR EL CAMBIO, TAMPOCO NUNCA DISFRUTAREMOS DE SUS BENEFICIOS"

"LA PALABRA <NO TENGO TIEMPO> ES IMAGINARIA. TODOS LOS SERES HUMANOS NACIDOS Y POR NACER LO HAN HECHO EN UN RÉGIMEN DE 24 HORAS Y 365 DÍAS. NO EXISTEN MINUTOS MÁS NI MENOS. TODOS CONTAMOS CON LA MISMA CANTIDAD DE TIEMPO" -Ing. Carlos Sagrero. Director de Tecnología Grupo Sphaera-

"SI NUNCA TIENES TIEMPO PARA APRENDERLO, NUNCA TENDRÁS EL TIEMPO DE HACERLO. AL MENOS, DE HACERLO BIEN"